Wat u concreet ontvangt
Drie dingen, en niets daarbuiten: een bevestigde afspraak in uw agenda, een korte overdrachtsnotitie met de context van het gesprek, en één overzicht per week. Hieronder staat van elk een voorbeeld.
Ter illustratie. Alle namen, cijfers en citaten op deze pagina zijn verzonnen en dienen enkel om het formaat te tonen. Er worden geen gegevens van bestaande opdrachtgevers of prospects gepubliceerd.
1. De agenda-uitnodiging
Geen losse mail met "hij verwacht uw telefoontje", maar een uitnodiging die de prospect zelf aanvaard heeft vanaf zijn eigen mailadres.
- Bedrijf
- Kolpaert Koeltechniek bv · Sint-Niklaas · 22 werknemers
- Contactpersoon
- Zaakvoerder · beslist samen met de operationeel verantwoordelijke
- Vorm
- Ter plaatse, op hun kantoor
- Aanleiding
- Huidig beheercontract loopt af op 30 juni
2. De overdrachtsnotitie
Vijf korte blokken, niet meer. Genoeg om voorbereid binnen te stappen, kort genoeg om te lezen terwijl u parkeert.
- Huidige situatie
- Werkt sinds 2019 met een lokale IT-partner. 22 gebruikers, eigen server op locatie, Microsoft 365 via die partner. Geen vast onderhoudsschema.
- Aanleiding
- Beheercontract loopt af op 30/06. Wil dit keer twee partijen vergelijken in plaats van automatisch te verlengen, en in mei beslissen.
- Wat hij zelf zei
"Als er iets is, moet ik drie keer bellen voor er iemand komt. En dan nog rekenen ze elk uur aan."
- Wat hij wil horen
- Wil weten hoe een overname van het beheer praktisch verloopt en wat er gebeurt bij een storing buiten de kantooruren. Vroeg daar zelf naar.
- Wie u ontmoet
- Zaakvoerder, beslist zelf en neemt de operationeel verantwoordelijke mee naar het gesprek.
Per e-mail, uiterlijk de dag na het gesprek. Wat er niet in staat, is niet gezegd: er wordt niets ingevuld op basis van vermoedens.
3. Het wekelijkse overzicht
Eén mail per week. Wat er gebeurd is, wat eruit kwam, en wat er in de doelgroep opvalt, inclusief de bedrijven die nu niets willen maar later wel.
- Bedrijven bereikt212
- Gesprekken gevoerd34
- Afspraken geboekt3
- Later opnieuw contacteren11 (met datum)
- Afgemeld of niet relevant19
De elf bedrijven met een latere contactdatum blijven in opvolging en komen in een volgende ronde opnieuw aan bod.
Wat u niet ontvangt
Even nuttig om te weten, want dit is precies waar uitbestede prospectie meestal veel en tegelijk weinig oplevert.
- Een lijst met namen of een databestand: u betaalt voor de afspraak, niet voor data
- Een dashboard om zelf in te pluizen
- Maandrapporten van dertig bladzijden
- Afspraken met iemand die "wel eens wil horen wat het is"
- Doorverbonden telefoontjes zonder voorbereiding
Waarom dit formaat
Een afspraak is pas iets waard als u er voorbereid naartoe gaat. De notitie kost een minuut om te lezen en verandert het gesprek aan tafel volledig.
Het weekoverzicht dient een tweede doel: het legt vast wat er in uw markt leeft. Ook zonder afspraak is dat bruikbare informatie over bezwaren, concurrenten en timing.
Dit voor uw doelgroep?
Twintig minuten om te bepalen wie er gebeld moet worden.